L’audit est un des outils importants à disposition d’un-e responsable qualité afin d’identifier les manquements à la politique qualité de son établissement ou, plus simplement, pour améliorer certains processus perfectibles. Dans un deuxième temps, l’audit est également très utile pour résoudre les problèmes identifiés et mettre en place de meilleures pratiques.

Selon le contexte de l’établissement, on distingue en général deux types d’audits.

Audit interne

Ce type d’audits mené à la discrétion du/de la responsable qualité permet d’identifier des signes de non conformité ainsi que les possibilités d’améliorations.

Si votre établissement prévoit une certification ISO 9001, les audits internes vous permettront de vous préparer à l’audit externe.

Audit externe

Ce type d’audits est réalisé préalablement à l’obtention de la certification ISO 9001. Elle est réalisée avec l’aide d’un auditeur externe. Celui-ci vérifie par exemple que la documentation de votre établissement répond aux exigences de la norme ISO 9001.

A l’issue de l’audit, des recommandations ou des actions correctives peuvent être demandées par l’auditeur avant d’obtenir l’accréditation finale.

À quoi ressemble un audit?

En réalité, un audit est souvent un ensemble de différents questionnaires regroupés dans un plan d’audit. Pour chaque questionnaire, on définit un objectif clair et on désigne au moins un auditeur principal qui aura la responsabilité du suivi.

Hormis ces deux éléments, la construction du questionnaire est relativement libre. Il peut contenir un nombre variable de questions; chaque question peut recueillir des réponses dans différents formats selon sa formulation et selon les retours escomptés: valeurs numériques, QCM, réponses ouvertes etc.

La solution smi-manager™ propose un module complet de gestion d'audits qui vous permet d'établir rapidement et simplement des flux d'audits multiples, qui peuvent être déployés de façon indépendante sur des périodes de temps différentes selon les besoins. Nous sommes à votre disposition pour une démonstration sans engagement. Cliquez simplement ici.

Qui répond à l’audit?

Lorsqu’un nouvel audit est décidé par le/la responsable qualité, un ou plusieurs auditeurs seront également sélectionnés. Ce sont les personnels, en interne, qui sont à même de répondre aux questionnaires. Dès que les questionnaires sont prêts et que le/la responsable décide de démarrer l’audit, les auditeurs sont notifiés et peuvent se mettre au travail.

Dès lors que tous les auditeurs auront complété leur(s) questionnaire(s), le/la responsable qualité peut procéder à une restitution incluant non seulement les constats et les propositions des auditeurs mais, surtout, peut prendre les décisions nécessaires. Celles-ci peuvent alors être déclinées en mesures (éléments d’actions), éventuellement regroupées dans un plan d’actions.

Une des grandes forces du smi-manager™ est la vision macroscopique à laquelle peut accéder le/la responsable qualité. En effet, le tableau de bord des audits lui permet en tout temps de suivre l'état des questionnaires, les réponses déjà fournies ou, au contraire, les réponses manquantes. Pour les audits déjà restituées voire clôturées, le/la responsable qualité peut continuer le suivi des mesures définies. Par conséquent, il/elle garde la maîtrise de tout les flux d'audits, en temps réel! Cerise sur le gâteau, tous les audits sont visibles directement dans la cartographie en fonction des processus concernés. Le module "Audit" du SMI-Manager™ fonctionne en monde SaaS (Software as a Service) et peut être activé au sein de votre établissement en un clic. Contactez-nous dès à présent pour en savoir davantage.